รวมคำถามงานสารบรรณ อบต.
โดย สถาบันพัฒนบริหารบุคลากรศาสตร์ แก้ไขปรับปรุงโดย pidman
ถาม การเก็บรักษาหนังสือรับ ? หนังสือส่ง กรณีที่ อบต. ได้เก็บหนังสือรับและหนังสือส่งไว้ในแฟ้มเดียวกันโดยเรียงลำดับวันที่ของหนังสือนั้นเป็นวิธีการเก็บหนังสือที่ถูกต้องหรือไม่ อย่างไร
ตอบ ไม่ถูกต้อง ควรแยกหนังสือรับ และส่ง นำมาจัดเรียงตามเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ถ้าหนังสือที่เป็นเรื่องเดียวกันให้นำหนังสือที่มาลำดับหลังไว้บนสุดเพราะสะดวกในการค้นหาและการปฏิบัติงาน
ถาม นายก อบต. ทำหนังสือถึง ประธานสภา อบต. จะใช้หนังสือภายนอกหรือหนังสือภายใน
ตอบ หนังสือภายใน
ถาม หนังสือที่แจ้งเวียนภายในหน่วยงานใช้หนังสือใด
ตอบ หนังสือภายใน
ถาม หนังสือรับรองของ ส.อบต. ให้นายก อบต. หรือประธานสภาฯ เป็นผู้ลงนาม
ตอบ ให้ประธานสภาเป็นผู้ลงนาม
ถาม ประกาศสอบราคาซื้อ ตรงที่นายกเซ็นชื่อ ต้องประทับตรา อบต. หรือไม่
ตอบ หนังสือประกาศไม่ต้องมีการประทับตรา อบต.
ถาม การทำลายหนังสือของ อบต. มีขั้นตอนในการทำลายอย่างไร ต้องทำหนังสือขออนุมัติจากใครบ้าง
ใครเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการทำลาย หนังสือทั่ว ๆ ไปไม่สำคัญสามารถขอทำลายได้ภายใน 1 ปี
หรือไม่ การทำลายจำเป็นต้องทำบัญชีหนังสือที่ขอทำลายหรือไม่
ตอบ ขั้นตอนการทำลายหนังสือ
1. สำรวจหนังสือ ภายใน 60 วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน
2. แต่งตั้งคณะกรรมการ ประกอบด้วย ประธานกรรมการ กรรมการอย่างน้อย 2 คน ระดับ 3 ขึ้นไป ให้ ผู้ว่าราชการจังหวัด แต่งตั้ง มีหน้าที่พิจารณาหนังสือที่ขอทำลาย
3. ส่งหัวหน้าส่วนพิจารณา
4. ส่งกองจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาภายใน 60 วัน หากกองจดหมายเหตุไม่แจ้งผลให้ทำลายหนังสือได้
5. คณะกรรมการพิจารณาคัด เก็บ
6. การทำลายโดยการเผาหรือวิธีอื่นไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้
ถาม ต้องทำหนังสือขออนุมัติจากใครบ้าง
ตอบ หัวหน้าส่วนราชการ ผู้ว่าราชการจังหวัด
ถาม ใครเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการทำลาย
ตอบ ผู้ว่าราชการจังหวัด
ถาม หนังสือทั่ว ๆ ไปไม่สำคัญสามารถขอทำลายได้ภายใน 1 ปีหรือไม่
ตอบ ได้
ถาม การทำลายจำเป็นต้องทำบัญชีหนังสือที่ขอทำลายหรือไม่
ตอบ ต้องทำตามแบบบัญชีการขอทำลายในระเบียบงานสารบรรณ
ถาม การพิมพ์ ข้อความย่อหน้า 10 เคาะปกติใช่หรือไม่
ตอบ ใช่
ถาม การพิมพ์ สั่ง ณ วันที่ 28 ตุลาคม พ.ศ.2550 สั่ง ณ วันที่ อยู่ตรงไหน จัดกลาง หรือกี่เคาะจากหน้ากระดาษ
ตอบ จัดอยู่กลางหน้ากระดาษ
ถาม ลงชื่อ อยู่ หางครุฑ หรือ อยู่จัดกลางหน้ากระดาษ
ตอบ อยู่หางครุฑ
ถาม หนังสือเรื่องเดียวกัน เข้ามาในหน่วยงาน 3 ฉบับ แต่ส่งให้ต่างหน่วยงาน ลงเลขรับกี่เลข
ตอบ เลขละ 1 ฉบับ
ถาม วันที่ กับ คำลงท้าย (ในหนังสือภายในนอก) ตามระเบียบแล้วต้องตรงกันหรือเยื้องไปข้างหลัง
ตอบ ตรงกับวันที่
ถาม การบอกจุดประสงค์ของหนังสือ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ หรือจึงเรียนมาเพื่อทราบ คำว่าโปรดใช้ในกรณีไหน
ตอบ โปรดทราบ ใช้กับผู้บังคับบัญชา ทราบ ใช้กับบุคคลที่เสมอกันหรือผู้ใต้บังคับบัญชา
ถาม การพิมพ์ เรื่อง คำขึ้นต้น เว้นกี่เคาะจึงพิมพ์
ตอบ เว้น 2 เคาะ
ถาม หนังสือขออนุญาตไปสอบแข่งขัน จะพิมพ์คำว่า ?หนังสือรับรอง? หรือ ?หนังสืออนุญาต? ไว้ตรงใต้ครุฑ หรือไม่ต้องพิมพ์
ตอบ ไม่ต้องพิมพ์ ให้ใส่ไว้ที่เรื่อง ขออนุญาตไปสอบแข่งขัน
ถาม การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือลับ เช่น ใครต้องเป็นคนเปิด การเก็บรักษา การออกเลขหนังสือ ต้องมีทะเบียนหนังสือรับ หนังสือส่ง แยกต่างหากหรือไม่
ตอบ ต้องมีการแต่งตั้งนายทะเบียนเอกสารลับ เป็นบุคคลรับผิดชอบเกี่ยวกับเอกสารลับของสำนักงาน มีการแยกทะเบียนรับ และทะเบียนส่งจากหนังสือทั่วไป
ถาม การลงชื่อคำลงท้ายกรณี หัวหน้าหน่วยงานมียศ แบบไหนถูกต้อง
ตอบ หนังสือภายนอกใช้คำเต็ม ร้อยตำรวจเอก.........ลงลายมือชื่อ..............
กรณีที่เป็นหนังสือภายในใช้ ร.ต.ต.เป็นตัวย่อได้....................
(พิมพ์ชื่อ ? นามสกุล ไม่ต้องมีคำนำหน้านาม นาย น.ส. นาง)
ตำแหน่ง ....................................
ถาม คำว่า (ลงชื่อ) จะพิมพ์ลงในหนังสือหรือไม่
ตอบ ไม่ต้องพิมพ์
ถาม ประธานสภา อบต. ใช้คำขึ้นต้นว่าอะไร เรียน หรือ กราบเรียน
ตอบ เรียน กราบเรียนใช้เฉพาะผู้มีตำแหน่งสูงเท่านั้น
ถาม กรณีส่วนราชการเจ้าของเรื่องนั้น ใช้คำว่า ?สำนักปลัด? หรือ ?สำนักงานปลัด?
ตอบ สำนักปลัด
ถาม บันทึกข้อความไม่มีกั้น ระหว่างหัวเรื่องกับข้อความใช่ใหม
ตอบ ใช่ แต่ถ้าเป็นแบบบันทึกข้อความรุ่นเก่าจะมีเส้นกั้นระหว่างเรื่อง กับข้อความ
ถาม การทำหนังสือรับรอง เวลาประทับตรา ใช้ตรา อบต. หรือตราครุฑ กรณีไม่มีรูปถ่ายต้องประทับตราชื่อ ส่วนราชการหรือไม่
ตอบ ประทับตราชื่อส่วนราชการ ถ้าไม่ติดรูปถ่ายไม่ต้องประทับตราชื่อส่วนราชการ
ถาม หนังสือส่งภายนอกต้องทำกี่ฉบับ และการปั้มตรายาง คู่ฉบับ อยู่ใน ร่าง พิมพ์ทาน ใช้ คำว่า สำเนาคู่ฉบับ หรือคู่ฉบับ และที่เก็บไว้ที่ส่วนงานสารบรรณ จะประทับตราว่าอะไร (สำเนา หรือสำเนาคู่ฉบับ) และสำเนามีครุฑหรือไม่ สำเนาที่ปั้มใช้หมึกสีน้ำเงิน หรือ แดง
ตอบ การทำสำเนาหนังสือทำอย่างน้อย 2 ฉบับ เก็บที่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง และหน่วยงานกลาง
การปั้มตรายางผู้ร่าง พิมพ์ ทาน ให้ทำที่สำเนาคู่ฉบับ ที่เก็บไว้ที่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง สำเนาส่งให้งาน สารบรรณกลาง
การทำสำเนาปัจจุบันจะมีครุฑเพราะพิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ การปั้มคำว่า ?สำเนา? หรือ ?สำเนาคู่ ฉบับ? ใช้หมึกสีน้ำเงิน และเป็นตัวหนังสือที่ใหญ่กว่าปกติ
ถาม ตรายาง ร่าง พิมพ์ ทาน มีเกณฑ์กำหนดหรือไม่ ต้องมีรูปแบบอย่างไร หรือตามหน่วยงานกำหนดขึ้นเอง
ตอบ หน่วยงานกำหนดขึ้นเองตามความเหมาะสม
ถาม หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) การออกเลขหนังสือต้องใช้เหมือนกับหนังสือภายนอกเท่านั้น หรือใช้ไม่เหมือนกัน
ตอบ เลขหนังสือภายนอกกับภายในจะใช้เหมือนกัน โดยใช้ชื่อของหน่วยงาน เช่น ปท 75005/001 ต่างกันตรงประเภทของหนังสือที่ต้องในสมุดลงรับ ? ส่ง ภายนอก กับภายใน
ถาม การนับวันลาพักผ่อน หรือการนับวันลาสะสมใช้ปีปฏิทินหรือปีงบประมาณ
ตอบ การนับวันลาตามประกาศนี้ให้นับตามปีงบประมาณ ตามประกาศ ก.จังหวัด ข้อ 345 ไม่ใช้ปีปฏิทิน
ถาม เอกสารที่รับมาทางแฟกซ์ หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นเอกสารทางราชการหรือไม่
ตอบ เป็นเอกสารทางราชการ
ถาม คำว่า ?บันทึกข้อความ? บนหัวกระดาษหนังสือภายในต้องกำหนดขนาดตัวอักษรไหม
ตอบ ในระเบียบไม่ได้กำหนดขนาด แต่ให้ดูแบบบันทึกข้อความในระเบียบ
ถาม เทคนิคการแยกหนังสือเพื่อค้นหาง่าย
ตอบ แยกหนังสือออกเป็นประเภท 1.หนังสือที่กำลังปฏิบัติ 2. หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว 3. หนังสือที่ใช้ใน การอ้างอิง นำหนังสือที่กำลังปฏิบัติมาดำเนินการจัดแยกประเภทตามเรื่อง หรือชนิดของหนังสือ หรือหน่วยงาน มาจัดเรียงตามลำดับโดยใช้หมายเลขในการจัดเรียงและมีเลขอ้างอิงในการค้นเพื่อสะดวกในการค้นหา แยกเป็นแฟ้ม มีดัชนีในการค้น
ถาม การรับทราบ หนังสือต่าง ๆ ทำได้โดยวิธีการใดบ้าง
ตอบ เสนอโดยการผ่านตามลำดับสายการบังคับบัญชา เพื่อให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ
ถาม อบต. จะแยกทะเบียนรับ ? ส่งหนังสือ เฉพาะเรื่องการพัสดุได้หรือไม่
ตอบ ตามระเบียบในสำนักงาน หรือหน่วยงานเดียวกันจะมีทะเบียนรับ ? ส่งหนังสือ เพียงชุดเดียวเท่านั้น
ถาม การออกเลขหนังสือของสภา อบต.จะใช้เลขหนังสือของ อบต. ออก หรือจะใช้เลขที่ของสภา อบต.
ตอบ ใช้เลขของ อบต.
ถาม ถ้าจะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผนทำหน้าที่หัวหน้าสำนักปลัด จะใช้คำว่าอะไร
ตอบ 1. ใช้ ?รักษาราชการแทน? กรณีที่ ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง หน.สป.
2. ใช้ ?ปฏิบัติราชการแทน? กรณี หน.สป.มอบอำนาจให้ปฏิบัติราชการแทน
3. กรณี หน.สป.ไม่อยู่หรือไม่สามารถปฏิบัติราชการได้ หากไม่ได้แต่งตั้งผู้รักษาราชการแทน หรือ ปฏิบัติราชการแทน ต้องใช้ ?รักษาการในตำแหน่ง? โดยออกคำสั่ง
ถาม เลขที่ ข้างหลังบัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ ใช้เลขที่หนังสือออก (หนังสือภายนอก) หรือมีเลขที่ออกเฉพาะของบัตร
ตอบ ใช้เลขที่ของบัตรโดยเฉพาะ
ถาม การจดรายงานการประชุม บางที่ใช้คำว่า ?ระเบียบวาระที่ 1, 2, 3 ......? แต่บางทีใช้คำว่า ?วาระที่ 1, 2, 3,...? ใช้คำไหนถูกต้อง
ตอบ ใช้ระเบียบวาระ
ถาม ตำแหน่งมีอยู่แต่ไม่มีคนครอง (ตำแหน่งว่าง) ต้องการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ ทำหน้าที่นั้น จะต้องใช้ว่า รักษาราชการในตำแหน่ง หรือ รักษาการแทน หรือรักษาการในตำแหน่ง
ตอบ ให้ใช้ตาม พ.ร.บ.องค์การบริหารส่วนตำบล และประกาศ ก.จังหวัด ใช้ ?รักษาการในตำแหน่ง?
ถาม การปฏิบัติราชการแทน การรักษาราชการแทน ใช้เมื่อใด
ตอบ การปฏิบัติราชการแทน ใช้เมื่อบุคคลที่มีอำนาจมอบหมายให้บุคคลอื่นปฏิบัติงานแทนในบางเรื่องโดยทำเป็นหนังสือมอบอำนาจ
การรักษาราชการแทน (ใช้สำหรับนายกฯ และ ปลัดฯ) เมื่อบุคคลที่มีหน้าที่ไม่สามารถปฏิบัติราชการได้ และระเบียบกฎหมายกำหนดให้บุคคลอื่น หรือ ได้แต่งตั้งให้บุคคลอื่นทำหน้าที่แทนโดยบุคคลที่แทนนั้นทำหน้าที่เหมือนเป็นบุคคล คนนั้น
สำหรับกรณี หัวหน้าส่วนราชการ ใช้ในกรณีที่ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง (มีกรอบอัตรา แต่ไม่มีตัวผู้ดำรงตำแหน่ง) เท่านั้น
ตัวอย่างเช่น นายก อบต. เป็นผู้แทนของ อบต. ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง หรือมีแต่ไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้นายก อบต. แต่งตั้งรองนายก อบต.เป็น ผู้รักษาราชการแทน มีอำนาจหน้าที่เช่นเดียวกับผู้ที่ตนแทน
ในระหว่างที่ไม่มีนายก อบต. ให้ปลัด อบต. ทำหน้าที่ของ นายก อบต.
http://www.developmenth.com/index3.htm#file
ชุมชนการสอบ
